BAB 4 DATABASE RELASIONAL

BAB 4

DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A.      PENGERTIAN TEKNIK SISTEM

     Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah  alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

- Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

- Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

- Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

B.       PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM

1.    penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing

a.    Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi  dokumen-dokumen.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :

1)   Pengawasa lingkungan

2)   Sistem akuntansi

3)   Pengawasan prosedur.

Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

b.    Pengujian ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

c.    Kertas kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

2.        penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem

a.    Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

b.    Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

c.    Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

C.      JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI

     Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasiantara lain:

1.     Diagram Arus Data

Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. 

2.     Bagan Alir (Flowchart)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

a.    Simbol-simbol Bagan Alir

1)   Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.

2)    Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :

a.    Input/Output merupakan  Simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.

b.    Processing merupakan  Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data.

c.     Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.

d.    Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.

b.    Jenis-jenis Bagan Alir

1) Bagan Alir Dokumen

            Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.

2) Bagan Alir Sistem

            Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para pekerja.

3)Bagan Alir Program

            Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer atau modul.

4) Bagan Konfigurasi Komputer

            Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.

5)Bagan Struktur

            Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.

3.    Tabel Keputusan

            Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.

a.         Keunggulan Tabel Keputusan

1)   Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input.

2)   Mampu menangani lebih banyak alternatif.

b.         Kelemahan Tabel Keputusan

1)         Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.

2)         Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.

4.    Bagan Manajemen Proyek

              Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.